Von 99 Prozent Homeoffice zum „NEW Normal“

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Homeoffice war gestern und was kommt jetzt? Wie sieht das „NEW Normal“ unserer „Office-Arbeitswelt“ aus? Schauen wir zurück auf die vergangenen 16 Wochen und den Anfang der Coronakrise, dann kann bestimmt jeder eine andere Geschichte erzählen. Schließlich stecken wir alle in unterschiedlichen Lebens- und Arbeitssituationen. Zudem gehen wir natürlich alle sehr unterschiedlich mit der aktuellen Arbeitsrealität um. Und jetzt? Die derzeitigen Lockerungen bieten Möglichkeiten, sich an eine neue Normalität im Arbeitsalltag zu gewöhnen. Doch wie sieht die aus? Wie gehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Unterschiedlichkeit damit um? Und wie schaffen Unternehmen eine neue Arbeitskultur, in der sich alle gut aufgehoben fühlen?

Homeoffice zum New Normal Büroalltag mit Corona

Genau das haben wir uns gefragt. Deshalb möchten wir Euch einen kurzen Einblick in unsere Arbeitswelt bei aXon geben. Vielleicht schafft dies Impulse, wie das Ankommen im „NEW Normal“ aussehen kann.

WAS WAR?

Für uns als Agentur für digitale Zusammenarbeit und als Microsoft Gold Partner war der Einstieg ins Homeoffice natürlich leicht, da wir schon länger über Microsoft Teams arbeiten und zudem über unser Social Intranet auf alle wichtigen Dokumente und Arbeitsmaterialen zugreifen können. Dennoch machten sich vor allem unsere Abteilungsleiter*innen Gedanken darüber, ob die allgemeine Produktivität bei 99 Prozent Homeoffice nachlässt​ und ob auch wirklich alle gut mit der Situation umgehen können.

Aber die interne Kommunikation war nur ein Punkt. Zudem mussten neue Mitarbeiter*innen eingearbeitet werden. Im Projektmanagement, bei der Neukunden-Akquise und der Bestandskundenpflege sollte natürlich remote auch alles reibungslos weiterlaufen. Und unsere beliebten Workshops? Sonst live bei uns im Technologiepark in Paderborn oder bei Microsoft in Köln, Hamburg, Bad Homburg und München – auch sie sollten nun Online stattfinden und dabei auf keinen Fall ihre Strahlkraft verlieren! Alles zusammen: KEINE LEICHTE AUFGABE!

Homeoffice und New Normal Arbeitstag in der Coronakrise Videokonferenz

WAS IST?

1. Interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Onboarding

Wichtig für produktive Zusammenarbeit im Homeoffice: regelmäßige Videokonferenzen!

Wir haben über Teams anfangs im Homeoffice genauso weitergearbeitet wie bisher. Das war natürlich ein riesiger Vorteil. Aber um den Teamgeist nicht zu verlieren und vor allem, damit die Produktivität nicht leidet, haben wir innerhalb der Abteilungen und Projektteams regelmäßige Video-Konferenzen eingeführt. Auch alle anderen Absprachen liefen bei uns über Video. So gelang es uns, leichter Kontakt zu halten und vor allem, Persönlichkeit, Emotionalität und Humor mit zu transportieren. „Video-Calls“ gehören für uns mittlerweile zur neuen Normalität.

Interne Kommunikation ist mehr als nur Arbeit: Ein virtueller Mittagstisch schafft Ausgleich.

Einige Arbeitskollegen*innen hatten sich gleich in der zweiten Homeoffice-Woche einen virtuellen Mittagstisch über Teams organisiert. Da wurde per Video, zusätzlich per Chats mit Gifs & Co. fröhlich-wild kommuniziert und es wurden definitiv nicht nur Arbeitsinhalte getauscht. 😉 Fröhliches „Rumblödeln“ baut gerade in Krisenzeiten Spannungen ab und stärkt den Zusammenhalt. So wurde der virtuelle Mittagstisch, der in einer Abteilung geboren wurde, schnell für alle zum lustigen Mittagsevent. Selbst Teile unseres Sportangebotes bei aXon gingen weiter – so wurde beispielsweise „Yoga live“ in der Mittagspause zu „Yoga remote“ in den Abendstunden. Gute Zusammenarbeit braucht einen guten Teamgeist und ein wertschätzendes Miteinander. Dies ist online natürlich schwerer zu leben als persönlich, deshalb heißt es: kreative Möglichkeiten und Räume finden, wo Team neben Arbeit gelebt werden kann.

Onboarding remote

Bei uns hat Leslie in der Corona-Zeit ihren Job als Junior Sales Managerin begonnen. Über den digitalen Onboarding-Prozess bei uns im Intranet und durch die fließende Unterstützung und Kommunikation über Microsoft Teams war dies relativ gut möglich. Dennoch hat sie versucht, durch einige Präsenztage im Büro Fuß zu fassen und war froh, den ein oder anderen auch mal persönlich zu Gesicht zu bekommen. Dank Leslies offener und frischer Mentalität fiel ihr der Einstieg zum Glück nicht so schwer. Andere jungen und eher introvertierten Kollegen*innen brauchten gerade in dieser Zeit mehr Unterstützung. Gerade in remote Arbeitssituationen ist es daher wichtig, genau hinzuschauen, ob alle im Team mitgenommen werden, sonst verlieren besonders die Stillen und Schüchternen den Anschluss.

 

2. Projektmanagement, Kundenkommunikation und Online-Workshops

100 Prozent Online-Projektmanagement

Natürlich waren auch unsere Kunden gezwungen, schnell auf remote umzustellen. Es gab einfach keine Alternative. Einige brauchten anfangs etwas Unterstützung, aber besonders bei Kunden, mit denen wir schon lang zusammenarbeiten, war einfach gar nichts anders. Bei technischen Schulungen gab es remote sogar einen Vorteil, da die Kunden einfach näher dran waren. Ähnlich wie bei uns im Team gab es für umfangreiche Projekte eine regelmäßige Routine und Regeltermine per „Video-Call“. So konnten zügig Fragen geklärt, Anforderungen abgestimmt und Unklarheiten ausgeräumt werden. Per Video gelang es gut, mit den Projektteilnehmern in Kontakt zu bleiben, damit Fehler sich gar nicht erst einschleichen konnten. Durch diese „Routinen“ hat sich eine gewisse „Gewohnheit und Selbstverständlichkeit“ entwickelt. Wir sind sicher, dass Projektbesprechungen per Video-Konferenz nicht nur, aber viel mehr unser NEW Normal bestimmen werden.

Bestandskundenbetreuung und Neukundenakquise – wie immer – ehrlich und sehr konkret!

Bestandskunden über Online-Tools weiter zu betreuen ist einfacher, als Neukunden zu gewinnen. Denn hier konnten unsere Vertriebsmitarbeiter*innen auf das bestehende Vertrauensverhältnis aufbauen und gezielt Unterstützung anbieten. Wichtig ist, besonders in Krisenzeiten, dass beide Parteien ehrlich miteinander umgehen, Schwierigkeiten direkt ansprechen und gemeinsam Lösungen erarbeiten.

Mit Blick auf potenzielle Neukunden haben wir uns gefragt: „Was wird jetzt dringend benötigt, um gut durch die Krise zu kommen?“ Deshalb haben wir uns eine Methode für einen schnellen Einstieg in die digitale Zusammenarbeit überlegt. Der Aufwand sollte gering und das Projekt schnell umzusetzen sein. Unser TEAMS-Quick-Start war beispielsweise die Basis dafür, schnell mit Microsoft Teams durchzustarten. Tipps, Kniffe und Fallen kennen wir durch realisierte Kundenprojekte und durch unsere eigene digitale Umstellung. Diese Erfahrungen konnten wir für die Quick-Start-Methode hervorragend nutzen. Daraus entwickelten sich dann weitere Quick-Starts wie „Social Intranet“​, um einen Schritt mehr in Richtung Digital Workplace zu gehen. Der fehlende persönliche Kontakt vor Ort erfordert bei der Bestandskundenpflege sowie im Neukundengeschäft eine sehr konkrete und direkte Kommunikation.

Die beliebten aXon Workshops werden zu Online-Workshops!

Definitiv sind Online-Workshops anders als unser Live-Format in Paderborn, Köln, Hamburg, Bad Homburg oder München. Unsere Workshops greifen ein spezielles Thema auf, über das gezielt diskutiert wird. Sie sind daher als Online-Format einem Webinar recht ähnlich, eine aktive Teilnahme ist hier gerne erwünscht. Um dies zu erreichen, ist viel Interaktion nötig. Hier mussten wir noch Erfahrungen sammeln. Im persönlichen Workshop vor Ort bekommt der Sprecher oder die Sprecherin schneller mit, wenn Interessenten und Kunden ein Fragezeichen auf der Stirn haben. Im Online-Workshops ist es daher wichtig, lieber zwischendurch nachzufragen, ob alles verstanden wurde, da Reaktionen remote schwieriger zu deuten sind oder einfach untergehen. Vor allem gilt, die Teilnehmer*innen nicht mit zu viel Informationen zu überfordern, sondern lieber gestärkt durch eine direkte Ansprache, remote tiefer ins Gespräch zu kommen. Das Positive an Online-Workshops ist, dass unsere Gäste sich überregional versammeln, da die lästige lange Anreise wegfällt. Für uns bleiben Online-Workshops neben Live-Workshops auf jeden Fall ein weiterer Bestandteil im NEW Normal.

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WAS KOMMT?

Wie stellen wir uns bei aXon das „NEW Normal“ vor?

Als Agentur für digitale Zusammenarbeit lieben wir unsere coolen Technologien. Natürlich profitieren wir in der Krise von unseren digitalen Prozessen und mobilen Schnittstellen. Doch trotzdem tauchten auch bei uns Bedenken auf, ob das jetzt alles so klappt und ob die Produktivität gehalten werden kann. Es hat geklappt. 😊 Großen Respekt an alle Unternehmen, die kurzfristig umstellen mussten und bei denen wir hautnah miterleben konnten, wie viel „Schweiß“ dies gekostet hat.

Onboarding kann mit Sicherheit weiter digital unterstützt werden. Video-Konferenzen, Chats, „Teams“-Räume und ein lebendiges Social Intranet helfen absolut dabei, die interne Kommunikation, den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zu verbessern. Das wissen wir aus eigener Erfahrung. Doch ein Team lebt vor allem vom persönlichen „Spirit“ der Kollegen*innen und von der bunten Vielfalt der unterschiedlichsten Menschen. Und das ist es auch, was uns als Team bei aXon ausmacht. Remote geht viel, es ist ungeheuer praktisch, doch dürfen wir nicht vergessen: Zur effizienten Zusammenarbeit gehört nicht nur die richtige Nutzung der Technologien, sondern ein starkes Team dahinter. Seine Kollegen*innen jeden Tag im Büro zu treffen ist vielleicht nicht unbedingt nötig, wenn es bereits ein solches Team gibt. Wie Leslie im Film schon sagt, zum Ankommen sind die Menschen und genau dieser „Spirit“ wichtig. Und der kann nur bestehen bleiben, wenn wir uns nicht aus den Augen verlieren. Deshalb fehlen auch den meisten unsere coolen Team-Events, wie das Sommerfest, Beachvolleyball-Turniere, der jährliche Libori-Bummel, Escape Rooms, Go-Kart-fahren, Paintball und, und, und.

Nach 16 Wochen remote halten wir uns alle sehr gut, doch manche persönlichen Dinge verblassen. Inspirationen versickern schneller im fleißigen Abarbeiten der Aufgaben, weil wir uns nicht zufällig an der Kaffeemaschine treffen oder mal eben jemand rüber ruft: „Wie war das noch in dem Projekt…?“  Ich persönlich finde es toll zu erleben, dass unser Teamgeist auch in Krisenzeiten Stand hält. Und so begeistert wir alle von unseren fancy Technologien sind – den persönlichen Kontakt – live und in Farbe – ersetzen sie dauerhaft nicht.

Wie viel Homeoffice darf zukünftig bei aXon sein?

Die meisten bei uns finden, Homeoffice ist eine coole und praktische Sache, um…

  • …An- und Abfahrtzeiten zu sparen
  • …in Ruhe und in gewohnter Umgebung Aufgaben ab- oder auszuarbeiten
  • …sein Privat- und Berufsleben besser unter einen Hut zu bekommen
  • …sich mal keine Gedanken um seine Haare oder Klamotten im Büro zu machen 😉

Deshalb wünschen sich die meisten für ihr NEW Normal (das hat unsere Umfrage ergeben) ein bis zwei Tage Homeoffice pro Woche, je nachdem, ob sie gerade eher Ruhe zuhause oder den Austausch und Kontakt zu Kollegen*innen benötigen. Dies setzt natürlich für alle ein hohes Maß an Eigenverantwortung und an „digitaler Reife“ voraus. Generell haben alle ihre Produktivität im Homeoffice als gut eingeschätzt.

Hauptsache, wir verlieren uns als Team nicht aus den Augen und lassen uns nicht vom „neuen Trott“ in den eigenen vier Wänden einsaugen. Das letzte Beachvolleyballspiel hat zumindest schon mehrere wieder ins Büro gelockt. 😊 Derzeit wagen wir uns mit einer Mischung von Homeoffice und ein bis zwei Präsenstagen im Büro an das NEW Normal heran.

Für unsere Kundenkommunikation gilt, wie Natascha so schön sagt: „Der Remote-Knoten ist geplatzt!“ Vermutlich werden wir in Zukunft, auch der Umwelt zuliebe, weniger Termine vor Ort wahrnehmen. Denn mittlerweile hat sich eine neue Selbstverständlichkeit etabliert. Online-Meetings sparen einfach Zeit, ersetzten aber keine persönliche Kommunikation. Als unser Vertriebsleiter Andreas mir erzählte, dass er letzte Woche das erste Mal wieder persönlich beim Kunden war, leuchteten seine Augen.

Für das NEW Normal wird sich vermutlich eine Mischung aus Online-Video-Meetings, persönlichen Kontakten und aus Kundenbesuchen vor Ort ergeben. Auch hier gilt es, ähnlich wie beim Umgang mit Homeoffice, vorher abzuschätzen: Was macht wann mehr Sinn!?

Fazit zum NEW Normal

Ohne einen Digital Workplace wird es in Zukunft nicht mehr funktionieren. Denn nicht nur die interne Kommunikation ändert sich. Die Coronakrise hat auch die Digitalisierung der externen Kommunikation vorangetrieben.

Es bleibt spannend. Freuen wir uns also auf eine neue Zeit digitaler Zusammenarbeit – intern wie extern – mit mehr Freiheit und Eigenverantwortlichkeit für jeden von uns, aber bestimmt nicht mit weniger Aufgaben. 😊 ​

Haben Sie noch Fragen an uns? Immer gerne.

Beitrag von:
Silke_Druecke_axon

``Jeden Tag entdeckt man neue, spannende Lösungen. Genau das reizt mich an der Digitalisierung.``

Silke Drüke
aXon Marketing