Smartes Wissensmanagement mit IMS Funktionen

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Sie suchen nach einem einfachen, aber effizienten Weg Wissensmanagement oder ein IMS im Unternehmen zu etablieren? Dann wissen Sie bereits, dass dies kein einfaches Vorhaben ist. Es fängt bereits bei der Auswahl der richtigen Software an und endet bei der Motivation der Mitarbeiter.  

Wissensmanagement und IMS in Office 365​

Prozesse im Unternehmen zu etablieren ist kein einfaches Unterfangen. Deshalb sollten wenigstens die Tools dafür leicht und intuitiv bedienbar sein! SmartStash ist eine von aXon entwickelte Office 365 Applikation, die Ihnen die Einführung von Wissensmanagement wesentlich vereinfacht. Die Pflege, Kontrolle und Auditierung des Inhalts ist so einfach, dass Sie sich primär auf die Etablierung der notwendigen Vorgaben konzentrieren können.

Die nahtlose Integration von SmartStash in Office 365 beseitigt alle typischen Einführungs- und Etablierungsprobleme:

  • Kein Ressourcen-Blocking zum Aufbau der Plattform nötig
  • Keine Entwicklung einer Schnittstelle nötig
  • Keine weitere externe Plattform, die es zu warten gilt
  • Keine neu(zuerlernend)e Software für die Mitarbeiter
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SmartStash ist die Office 365 App, welche Ihren Vorstellungen entspricht? Sie hätten gern eine Produkt Live-Demo? Dann hinterlassen Sie uns Ihre Kontaktdaten, wir melden uns bei Ihnen!

Fluider Wissenstransfer innerhalb eines Unternehmens steigert die Produktivität und senkt gleichzeitig die Kosten. SmartStash hilft Ihnen dabei Informationen zentral in der Cloud zu verwalten und für Mitarbeiter zu jeder Zeit und von überall aus zugänglich zu machen. 

Entscheidend dabei ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern nur das Wissen zur Verfügung stellen, was sie auch wirklich für ihre tägliche Arbeit brauchen. Nicht mehr und nicht weniger! Eine Informationsflut, die ihre Arbeitsleistung schwächen könnte, kann nicht entstehen.

Die Basis bildet Office 365 SharePoint

SmartStash ist die einfache Lösung für Unternehmensdokumentation, Dokumentenlenkung und Organisationsentwicklung in Office 365. In der SharePoint Datenbank wird relevantes Wissen zentral gepflegt und über das Rechte-Rollen-System gezielt jedem Nutzer zur Verfügung gestellt. Die Software bietet zudem die Grundlage um als integriertes Managementsystem (IMS) verschiedene gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.​​​​​​​

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WARUM SMARTSTASH?
Weil es einfach smarter ist.

​​SmartStash ist mehr als eine prozessgesteuerte Dateiablage! SmartStash ist ein IMS, welches Ihre Mitarbeiter dazu motiviert, miteinander zu kommunizieren und Ihr Wissen auszutauschen. Immer unter dem Gesichtspunkt vorgegebene ISO-Normen und Regelwerke einzuhalten. Alle Funktionen sind darauf ausgerichtet, dass dieses Wissen gesammelt, geprüft, qualifiziert und konsumiert wird.​​​

​Ihr aktuelles Managementsystem behindert Sie mehr, als dass es Sie bei der Arbeit unterstützt?​ SmartStash könnte die Lösung für Ihre Probleme sein. Lassen Sie uns darüber sprechen! Gerne auch remote.

SmartStash Funktions-Überblick

Ungebremste Mitarbeiter Motivation

Die Anwendung von SmartStash muss nicht extra erlernt werden. Die App integriert sich nahtlos in den Office 365 Arbeitsalltag, weshalb die Akzeptanz gegenüber der neuen Software wesentlich höher ist.

Compliance Management

Der optional ein- oder zweistufige Genehmigungsprozess garantiert die Einhaltung bestehender Compliance Vorgaben.

Security und Compliance

Verschlüsselung, Datenschutz, Datensicherheit, Compliance: Microsoft setzt alles daran, dass Daten in der Cloud sicher sind. Es gibt keinen sichereren Ort für das Wissens- und Informationsmanagement eines Unternehmens.

Dynamisches Rechte-Rollen-System​

Das dynamisch anpassbare Rechte-Rollen-System bestimmt wer welche Inhalte lesen, erstellen und freigeben kann.

Keine relevanten Informationen übersehen

Es kann keine wichtige Information mehr übersehen werden, da alle Nutzer die für sie wichtigen Beiträge als solche markiert erhalten. Nutzer müssen diese Beiträge aktiv als gelesen markieren, bevor diese aus dem Eingang verschwinden.

Teamwork über den Tellerrand hinaus

Die Integration in Microsoft Teams schafft eine flexiblere Arbeitsweise für Teams jeglicher Art! Bringen Sie einfacher unterschiedlichste Köpfe zusammen und entwickeln Sie Projekte und Produkte erfolgreicher - in kürzerer Zeit.

INFORMATIONEN IN EINEM SYSTEM

Bündeln Sie Ihr Wissen in einem einfach zu nutzenden System, welches Sie unbegrenzt skalieren können. Strukturieren Sie Ihr Wissen so, dass Teams und Abteilungen ausschließlich die Inhalte für Ihre Arbeit sehen, die nötig sind!

SMARTSTASH IN MICROSOFT TEAMS

Die Cloud schafft nahezu unbegrenzte Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Da lag es auf der Hand, dass Microsofts Collaborations-Tool Teams mit SmartStash verheiratet werden musste. Die Integration in Teams schafft einen neuen, durchgängigen Workflow im Arbeitsalltag: Vom Brainstorming, über Projektentwicklung, bis hin zur Veröffentlichung des Ergebnisses in SmartStash.



INFORMATIONS-SUCHE

SmartStash folgt dem Prinzip: Nur eine Information die leicht gefunden werden kann, ist eine Information, die gesucht werden will! Drei verschiedene Such-Einstiege bieten dem Nutzer die Option auch Dateien zu finden, dessen genauen Speicherort man nicht kennt. Die Detailsuche ist gleichzeitig eine Volltext-Suche, welche neben dem Titel von Artikeln auch dessen Text und Dokumente durchsucht.

INFORMATIONS-FILTER

Ist der gesuchte Begriff nicht bekannt, so kann die Detailsuche durch filtern weiter verfeinert werden. Dabei stehen neben Dateitypen, Redakteuren, Datum auch die individuell erstellten Filter-Tags zur Verfügung! So wird das "Suchen" und "Finden" von Artikeln und Dokumenten zum Spaziergang.



INFORMATIONS-PFLEGE

Redakteure werden die Bereitstellung von Inhalten mit SmartStash lieben! Die intuitive Nutzeroberfläche integriert sich nahtlos in Office 365 SharePoint und geht weit über einen WYSIWYG Editor hinaus. Bei Erstellung des Artikels sieht man sofort, wie dieser später veröffentlicht aussehen wird.

INFORMATION-MELDEN

Leser können ebenfalls an der Qualität und Aktualität der Artikel und Dokumente mitwirken, indem diese gemeldet werden können. Diese Meldungen landen dann automatisch im Freigabecenter des jeweiligen Redakteurs zur Review.



INFORMATIONS-VERTEILUNG

Redakteure entscheiden bei Erstellung von neuen Dokumenten oder Artikeln für wen diese verbindlich oder interessant sind und können Personen und Personengruppen gezielt informieren. Wichtige Informationen landen so auch dort, wo sie benötigt werden. Leser erhalten automatisch die für sie verbindliche und interessante Information per Inbox zugestellt.

INFORMATIONS-QUALITÄT

Einfaches, aber wirkungsvolles Qualitätsmanagement (QM) gelingt durch den ein- oder zweistufigen Genehmigungsprozess. Dieser kann optional genutzt werden. Innerhalb dieses Prozesse, wird ein Artikel oder Dokument von einem Prüfer und/oder Freigeber qualifiziert, bevor dieser veröffentlicht wird. Um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, werden automatisiert E-Mails an die zuständigen Personen versendet, um diese über den Status zu informieren. Welche E-Mails versendet werden und welchen Text diese enthalten, können Sie selbst bestimmen.



RECHTE & ROLLEN

Definieren Sie mit SmartStash wer welche Informationen erhalten soll und verteilen Sie Informationen gezielt an bestimmte Nutzergruppen – übergreifend über mehrere Stashs. Passen Sie alle Rechte und Rollen so an, wie Sie es in ihrem Unternehmen benötigen.

ADMINISTRATION

Im Admin-Center können alle Einstellungen für jedes Stash individuell vorgenommen werden, angefangen von den zuteilbaren Rechten, bis hin zu den automatisierten E-Mail Templates. Sie erhalten die volle Kontrolle über die aktuellen User-Lizenzen und verwalten die global genutzten Filter/Tags.



QUALITÄTSKONTROLLE

Um Qualitätsmanagement zu 100% durchführen zu können, bietet SmartStash die Nutzung eines Evaluation Centers an. Sollte Controlling für Ihr Unternehmen relevant sein, können hier die Status der aktuellen Artikel im Überblick für ein Stash eingesehen werden.

WICHTIGER HINWEIS: Das Evaluation-Center kann auf Wunsch deaktiviert werden.

SPECIALS

Mit der Versionierungs-Funktion ist Ihr Wissensmanagement für jedes Audit gewappnet. Stellen Sie jederzeit eine ältere Version wieder her. • Neben den klassischen SharePoint Webparts, enthält SmartStash auch eigene entwickelte Webparts.



Neugierig darauf, wie SmartStash Ihrem Unternehmen helfen kann? Wir stellen Ihnen alle Funktionen gerne in einer persönlichen Demonstration vor - auch remote!

SmartStash Funktions-Liste

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  • 100% integriert in Office 365
  • Integrierbar in Microsoft Teams -> 100% integriert in Office 365
  • Integrierbar in Microsoft SharePoint Abläufe
  • Compliance Management Funktionen
  • ISO-Standards können abgebildet werden
  • Dokumentenlenkung
  • Informationen können als relevant und interessant verteilt werden
  • Informationen können an einzelne Personen und Teams verteilt werden
  • Qualitätsmanagement
  • Versionierung möglich
  • Freigabe-Workflows
  • Prozessgesteuerter Audit möglich
  • Intelligente Volltext-Suche, inkl. Dokumente
  • Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
  • Direkte Bearbeitung vieler Dokumente möglich (Word, Excel, PP etc.)
  • Flexibles Recht-Rollen-System
  • Flagging System - Mitarbeiter beteiligen sich aktiv an der Aktualität des Inhaltes
  • Smarte Lizenzübersicht im Admincenter
  • E-Mail Benachrichtigungen können individuell angepasst werden
  • Webparts für strukturierte Inhaltspflege


​​​​Ist Wissensmanagement für jeden relevant?​

Wissensmanagement ist für Ihr Unternehmen - egal in welcher Branche Sie tätig sind - eine unverzichtbare Bereicherung. Um agiler und innovativer in die Zukunft zu gehen und Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten.

Die Vorteile von Wissensmanagement sind nicht von der Hand zu weisen: Der schnellere Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert die tägliche Arbeit, schafft zufriedene Mitarbeiter und erhöht somit die gesamte Leistung des Unternehmens.

​Branchen und Einsatzbeispiele​

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snartstash-branche-service.jpg Industrie und Produktion

Das grundlegend ISO-konforme System bietet bestimmte Workflows durch die sich Ihr Produktions-Team automatisch an Compliance-Vorgaben und Richtlinien halten kann. Während des gesamten Produktionsprozesses werden Ihre Mitarbeiter durch die nötigen Anleitungen und Dokumentationen begleitet und der Qualitätsstandard Ihrer Produkte gesichert. ​

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Kunden-Service

Kunden-Service Wissen ist schneller auffindbar und bleibt immer auf dem aktuellen Stand. Ihre Service-Mitarbeiter können schneller und präziser auf Kundenanfragen reagieren und werden zu Service-Helden.

 

IT

Ein Helpdesk für Mitarbeiter erspart Ihrer IT-Abteilung und Ihren Mitarbeitern Zeit, da interne Anfragen bspw. gar nicht erst getätigt werden müssen. Zudem lassen sich IT & Development Dokumentationen zentral verwaltet im Team einfacher bearbeiten.​



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Fragen Sie Ihre persönliche SmartStash Demo an!

SmartStash hat Ihr Interesse geweckt, Sie möchten gern mehr über alle Features erfahren und die App in Aktion sehen? Wir organisieren sehr gern eine persönliche Produkt-Demonstration und stellen Ihnen alle Funktionen vor - bei Ihnen vor Ort oder per Videokonferenz!

aXon Gesellschaft für Informationssysteme mbH
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