SmartStash – Neue Features für Ihr Wissensmanagement

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SmartStash, die Wissensmanagement und IMS Plattform – basierend auf Office 365 – erhält zusätzliche Features. Die Integration in Teams, verbesserte Suchfunktionen- und Filter, sowie ein Auswertungscenter runden die Produktfunktionen weiter ab. Gewinnen Sie einen aktuellen Eindruck von SmartStash online auf der re:work conference am 18. November 2020!

Die Arbeitsrealität von Wissensmanagement in vielen Unternehmen sieht wie folgt aus: Wissen entsteht und wird verteilt. Punkt. In den seltensten Fällen wird es richtig dokumentiert oder gar immer wieder gepflegt. SmartStash wird, durch enge Zusammenarbeit und kontinuierlichen Austausch mit Kunden stetig um neue Funktionen erweitert, mit dem Ziel diese Realität zu reformieren.

Schon in der Produktentwicklungsphase wurden, neben vielen anderen Features, zum Beispiel die typischen Prüf- und Freigabeprozesse für Beiträge und Dokumente vereinfacht. Das Entwickler-Team arbeitet jedoch immer weiter an neuen Features, sodass folgende Updates nach und nach hinzugefügt werden:

SmartStash integriert in Microsoft Teams

Wir alle mögen es, wenn unsere Arbeit so einfach wie möglich ist. Wenn wir nicht unterbrochen und immer wieder rausgerissen werden. Deshalb hat das Entwickler-Team, eine typische Lücke geschlossen: die Schnittstelle. Um den Prozess von Brainstorming, gemeinsamer Arbeit an einem Projekt oder Dokument bis hin zur finalen Version oder Ablage so einfach wie möglich zu machen, ist SmartStash jetzt in TEAMS integrierbar.  Nutzer müssen nicht zwischen den beiden Plattformen hin und her springen und ihre Arbeit unterbrechen. Das spart Zeit und Nerven! Je nach Team Channel kann ein anderer Bereich von SmartStash hinzugefügt werden. So erhält man quasi einen Schnelleinstieg in den zugehörigen SmartStash Bereich und kann seine Arbeit innerhalb nur einer Plattform erledigen.

Was heißt das im Klartext?

Nutzt Ihr Unternehmen bereits Teams, werden sich Ihre Mitarbeiter sicher sehr darüber freuen, dass Sie aus bestimmten Teams und Kanälen direkt auf bestimmte SmartStash Bereiche zugreifen können. Wie z.B. einen Abteilungsteamsraum, der alle Informationen die für die Abteilung relevant sind beinhaltet oder einen Projekt Teamsraum, der alle Richtlinien und Informationen zu Projektmanagement enthält.

WAS IST SMARTSTASH?

SmartStash ist eine IMS und Wissensmanagement Applikation, welche sich nahtlos in die Office 365 Oberfläche integriert. Leichte Bedienbarkeit, schnelles Auffinden der gewünschten Information und einfache Genehmigungsprozesse stehen bei dieser App im Mittelpunkt. SmartStash bringt alle nötigen Funktionen mit, um als Integriertes Managementsystem zu funktionieren.

Smarte Detailsuche im gesamten SmartStash

Die Volltextsuche schlägt nicht nur Beitrags- und Dokumententitel vor, sondern durchsucht auch deren Inhalt. Das gesuchte Wort wird im Teaser hervorgehoben und erleichtert die Suche nach einem bestimmten Thema erheblich! Jeder der gern eine Suchbox verwendet, wird seine helle Freude daran haben schnell das Ziel zu finden – ohne den Kollegen oder die Kollegin wiederholt fragen zu müssen.

Individuelle Themenfilter für gezieltere Verschlagwortung und Suche

Ich weiß, zu welchem Thema ich eine Information suche, aber ich weiß nicht genau, wie der Beitrag betitelt sein könnte… Da helfen die Themenfilter! Zu Beginn stand eine Hauptkategorie zur Filterung zur Verfügung, jetzt können – je nach Bedarf – so viele Themenfilter erstellt werden wie nötig. Diese helfen enorm bei der Einordnung der Information und so auch beim Wiederfinden.

Zusätzlich zu den individuellen Themenfiltern, kann in der Detailsuche auch nach Zeiträumen und Personen gefiltert werden. Diese Kombination garantiert, dass Sie finden, was Sie suchen.

Informationen freischalten für bestimmte Personengruppen

Nicht immer sollen alle Informationen für alle sichtbar sein – oder manchmal erst zu einem späteren Zeitpunkt! Die Zielgruppen-Verwaltung ermöglicht es Personengruppen zu selektieren, die zum Beispiel Einblick in wichtige Geschäftspapiere haben müssen. Niemand sonst kann diese Inhalte konsumieren.

Die Auswahl der Personengruppen ist einfach und kann sogar durch einen SmartStash Admin individuell angepasst werden, so dass kein Aufwand bei der IT notwendig wird. Bereits vorhandene Gruppen können ebenso verwendet werden – ganz wie es besser zum Arbeitsalltag passt.

Mit der Einführung von Teams wurden schnell neue und zumeist zusätzliche Kommunikationskanäle geschaffen, allerdings konsumieren wir seriöses Wissen nicht auf Social Media Plattformen. ~Saskia Picht

Ein SmartStash – viele Stashes!

Ein SmartStash kann aus vielen „Stashes“ bestehen. Sie als Nutzer legen dabei fest, ob Sie Stashes für Abteilungen, Standorte oder bestimmte Teams nutzen wollen. Für jedes Stash können separat Leseberechtigte, Redakteure, Genehmiger und Freigeber gesteuert werden. Ebenso die zur Verfügung stehenden Filter, Metadaten – bis hin zu den E-Mail Benachrichtigungen und den Genehmigungsprozesstufen können so an einzelne Bereiche im Unternehmen optimal angepasst werden.

Erweiterung des Admin-Centers

Die neuen Features – wie zb. die individuellen Themenfilter – lassen sich im Admin-Center konfigurieren. Auch die Einstellungen von Zielgruppen, Rechten, Freigabeprozessen und E-Mail Notifications können für jedes einzelne Stashes individuell festgelegt werden. E-Mail Notifications können in der aktuellen Version zum Teil und komplett deaktiviert werden.

Das neue Auswertungs-Center

Im Auswertungs-Center erhalten Sie einen Überblick über den Genehmigungsstatus aller Beiträge, über Beitragsmeldungen und über ungelesene Beiträge. Jedes Stash hat ein eigenes Auswertungs-Center. Als Admin kann man einen Überblick über alle Stashes gewinnen und bei Bedarf Redakteuren oder Verantwortlichen bei ihrer Aufgabe unter die Arme greifen.

Das Auswertungs-Center kann auf Wunsch auch deaktiviert werden.

MyStash – das persönliche Dashboard

Das nächste Feature-Update steht bereits fest: MyStash! Mit MyStash erhält ein User eine Übersicht über alle verpflichtenden und von Redakteuren vorgeschlagenen Beiträge, die noch gelesen werden müssen. Bereits gelesene Beiträge können schnell wiedergefunden werden und persönliche Lesezeichen für Beiträge und Dokumente erlauben einen schnellen und persönlichen Zugriff auf das, was wichtig ist. Das Ganze funktioniert Stash-übergreifend. Bei jedem wichtigen Update eines Beitrags sieht der Nutzer den eingetragenen Änderungsgrund direkt im MyStash und kann entscheiden, ob er den Beitrag direkt oder erst später erneut lesen möchte.

SmartStash kennenlernen auf der re:work conference

Das klingt nach einer idealen Lösung für Ihr Dokumenten- und Wissensmanagement? Informieren Sie sich auf unserer SmartStash Produktseite oder nehmen Sie remote teil an der re:work conference 2020. Während einer 20 Minutigen Session stellt Saskia Picht Ihnen das Ad-On vor!

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Beitrag von:
Isabell_Profile_axon_01_small

``Jeden Tag entdeckt man neue, spannende Lösungen. Genau das reizt mich an der Digitalisierung.``

Isabell Picht
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