Mit Microsoft SharePoint und Office 365 zum Digital Workplace

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Zusammenarbeit 4.0 gestaltet sich heute über den „Digital Workplace“. Schlanke Prozesse, Agilität und eine gute Kommunikation fördern den Erfolg von morgen. Davon muss mittlerweile kein Unternehmen mehr überzeugt werden. Doch wie starten Unternehmen ihre ganz persönliche „Modern Work Bewegung“? Ein Weg führt über ein modernes Social Intranet auf Basis von SharePoint.

Menschen in moderner Arbeitsatmosphäre

Haben sich Unternehmen für Microsoft als Technologie entschieden und interessieren sie sich für ein Social Intranet auf Basis von SharePoint, wäre die nächste wichtige Frage: Welchen Bedarf hat die Organisation? Was erwartet das Unternehmen von seinem Digital Workplace? Welche Tools von Office 365 wären zusätzlich sinnvoll, um Prozesse ganzheitlich abzudecken und optimal zu digitalisieren?

Wichtig! Vorhandene Prozesse lassen sich nicht einfach digitalisieren. Unternehmen benötigen eine Strategie, um sich ganzheitlich und nachhaltig digital neu zu erfinden.

Die Aufgabe der neuen digitalen Prozesse ist es, die zunehmende Komplexität der Arbeitswelt ganzheitlich zu erfassen und agil zu gestalten. Dafür benötigen Unternehmen neue Konzepte, Strukturen und vor allem eine moderne Form der Unternehmenskommunikation.

Doch viele Unternehmen wagen sich nur sehr vorsichtig an die neuen digitalen Arbeitsstrukturen heran. Denn sie bringen viele Veränderungen mit sich. Zudem fordern sie den Abbau hierarchischer Strukturen. In unseren „Modern Work Workshops“ erleben wir oft, dass ein Intranet beispielsweise auf Basis von SharePoint als großer Schritt wahrgenommen wird. Collaboration über die Cloud und über mobile Endgeräte ist für viele Unternehmen noch nicht wirklich greifbar. Deshalb möchten wir in diesem Artikel besonders auf die Vorteile von SharePoint als Einstieg in den „Digital Workplace“ eingehen.

Was macht einen guten Digital Workplace aus?

Microsoft Office 365 bietet einen bunten Blumenstrauß an Möglichkeiten. Tools für die Zusammenarbeit wie SharePoint, Teams, Planner, OneDrive, Office Groups, Yammer, Planner, Delph, Graph und Co. müssen daher im Kontext des Unternehmensalltags bewertet und in das Konzept für den „Digitalen Workplace“ einsortiert werden.

Welche Collaboration-Tools sind die richtigen für mein Unternehmen?

Je nach Jobrolle kann die Auswahl der relevanten Tools aus Office 365 unterschiedlich ausfallen. Für den Einstieg in einen innovativen und erfolgreichen „Digital Workplace“ empfehlen wir:

  1. Ein intuitives Social Intranet auf Basis von SharePoint. Zusätzlich lassen sich die passenden Features von Office 365 individuell ergänzen.
  2. Die richtige Strategie und maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen, um Ziele durch die richtige Auswahl an Features schnell zu erreichen.
  3. Ein Konzept für die Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Was bringen neue Technologien, wenn sie nicht gerne genutzt werden? Bestenfalls haben alle Spaß am Umgang mit den neuen Möglichkeiten. Denn sie sollen ja den Arbeitsalltag erleichtern und die Kommunikation verbessern.
Geschäftsmann mit Smartphone Intranet

Was kann Microsoft SharePoint?

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Mit SharePoint lassen sich viele collaborative Prozesse im Unternehmen organisieren. Wir haben hier unsere Lieblingsmöglichkeiten aufgeführt:

  • Wissensmanagement (Knowledge Management) auch über ein IMS
  • Zusammenarbeit (Collaboration), Listen- und Dokumentenhandling
  • Projekt- und Vertragsmanagement
  • Social Intranet, Webauftritte, Extranet, klassisches CMS
  • Reporting und Controlling mit Hilfe von Business Intelligence
  • Mobile Apps für alle Endgeräte
  • OnPremise, Hybrid oder Cloud-Implementierungen
  • ECM, DMS, Dokumentenprozesse und revisionssichere Archivierung
  • Prozessmanagement (BPM) bis hin zu formulargestützter Prozessumsetzung
  • Automatisierte Dokumentenerstellung und Workflows
  • Globale Suche und Ersatz für klassisches Filesystem durch Verschlagwortung direkt in Word / Office

Wie lässt sich SharePoint optimal als Social Intranet nutzen?

SharePoint lässt sich vielfältig einsetzten, wie die kurze Auflistung oben zeigt. Zudem können Unternehmen mit SharePoint ein modernes Social Intranet aufbauen und sich einige Funktionen als geschickte Prozesse zur Nutze machen. SharePoint wird so über ein Social Intranet dank der Kombinationsmöglichkeiten von Office 365 zur kompletten Collaboration-Plattform. Dies ermöglicht Unternehmen nach und nach in den „Digital Workplace“ hineinzuwachsen und eine effektive  Zusammenarbeit weiter ausbauen.

1. Neuigkeiten und Informationsaustausch

Beliebte Social Features, der intuitive Umgang und ein schickes Design im Corporate Look des Unternehmens machen Freude beim Informationsaustausch. Durch Funktionen wie „Related Content“ lassen sich Inhalte nach Beliebtheit oder Relevanz anzeigen und werden schneller von allen gelesen. Zudem lassen sich über ein einfaches Rollen- und Rechte-Management Inhalte bequem steuern und nach Zielgruppen bündeln.

2. Wissensmanagement

Durch die Vorteile moderner Social Kommunikation bekommt vor allem  Wissensmanagement ein Gesicht. Wertvolles Wissen und Know-how bleiben nicht mehr in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stecken, sondern werden durch den persönlichen Bezug lieber geteilt. So bleibt wertvolles Wissen länger Unternehmen und ist für jeden zugänglich.

3. Onboarding-Prozesse

Im Social Intranet können über SharePoint Onboarding-Prozesse automatisiert werden. Egal, ob es sich dabei um das Onboarden neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen handelt, um Ingenieure oder freie Projektmitarbeiter, schließlich sollen alle schnell in die bestehende Prozesse integrieren werden. Die Neulinge finden alle Informationen gut aufbereitet vor und finden sich anhand des geführten Prozesses schnell in die Thematik ein.

4. Projektorganisation und Team-Management

Projekte und Teams lassen sich über SharePoint sogar international hervorragend organisieren. Ähnlich wie bei den „News“ können Unternehmen über die Publikationsmethoden und das Rollen und Rechte-Management wichtige Projekt-Dokumente, auch mehrsprachlich, steuern und in Projekträumen ablegen. Diese können ebenfalls kommentiert und vom gesamtem Team weiterbearbeitet werden. Alle Änderungen lassen sich im „Verlauf“ nachvollziehen. Innerhalb der definierten Projekträume lassen sich Dokumente und Verträge übersichtlich managen.

Projekträume im Intranet für bessere interne Kommunikation

Worauf muss ich achten, wenn ich SharePoint einführen will?

Unternehmen benötigen die richtige Strategie, damit sie ihre Ziele durch SharePoint schnell erfolgreich erreichen. Deshalb sollten sie bei den vielen Möglichkeiten von SharePoint unbedingt den Überblick behalten und vor allem, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt an alle Themenbereiche heranführen und nicht überfordern.

Um den Beschäftigten den Einstieg in das Intranet und den Umgang mit SharePoint zu erleichtern, legen wir von aXon einen besonderen Wert auf die Usability. User Adoption erreichen wir durch eine ganzheitliche Navigation und unterstützendes Design. Denn nur durch die volle Akzeptanz aller Mitarbeiter wird der Einsatz von SharePoint erfolgreich.

Die Dynamik des Marktes fordert viel Agilität von Unternehmen und Mitarbeitern. Denken Unternehmen digital, dann kommen sie früher oder später um die Cloud nicht drum herum. Wann der richtige Zeitpunkt ist, entscheidet der digitale Reifegrad. Mit Modern UI können sie sich schon mal „Cloud ready“ stimmen, weitere Features von Office 365 wie beispielsweise Microsoft Teams vervollständigen ihren Digital Workplace.

Warum ist aXon ein guter Dienstleister, wenn es um SharePoint geht?

Durch 16 Jahre Erfahrung im Bereich SharePoint und durch viele erfolgreiche Kunden-Projekte, können wir passgenaue Dienstleistungspakete anbieten, wodurch Unternehmen einen besseren Überblick über Ihre Projektkosten erhalten. Dennoch sind wir flexibel, wenn es um individuelle Wünsche und Anforderungen geht. Auch diese realisieren wir kreativ.

1. Eigene SharePoint-Lösungen

Eigene Lösungen, wie unser aXon-Urlaubsportal oder aXon-Projekträume sind pfiffige Möglichkeiten, um einen ganzen Prozess zu vereinfachen und um Mitarbeiter zu begeistern. Zudem nutzen wir ebenfalls die Vielfalt der SharePoint-Erweiterungen und -AddOns, sowie gute Lösungen von unserem Kooperationspartnern, um weitere Mehrwerte für unsere Kunden zu generieren.

2. Erstklassiges SharePoint Branding

Wir entwickeln ein hinreißendes Design und legen viel Wert auf eine einfache Usability und eine intuitive Navigation. Ein leichter Einstieg in alle Themenbereiche erfreut Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten. Die schicke Optik und Haptik sorgen für Beliebtheit, fördern den Umgang mit SharePoint und stärkt Ihre Marke – egal ob Unternehmen SharePoint als Intranet einsetzten, als Kundenportal (Extranet) oder als für das Projektmanagement.

3. SharePoint – als Social Intranet und Einstieg in den Digital Workplace

Wir gestalten Ihre SharePoint-Plattform für modernes Zusammenarbeiten und Kommunizieren rund um den Globus – für Mitarbeiter im Intranet, für Kunden und Lieferanten im Extrane. Mit SharePoint haben Sie ein innovatives Content-Management-System (CMS), Enterprise-Content-Management (ECM) und Dokumenten-Management-System (DMS): Dokumente, Wissen, Workflows, Prozesse, Verträge und Projekte lassen sich bestens organisieren.

4. Mobile Apps für ein flexibles Arbeiten von überall

Mit SharePoint 2019 und Modern UI bekommen Unternehmen responsives Design gleich inklusive. Manchmal oder für bestimmte Prozesse sind jedoch praktischen und kreative Mobil-Lösungen von Vorteil.

5. Mit Nintex oder Power Apps ganze Workflows und Geschäftsprozesse vereinfachen

ECM, DMS, Dokumentenprozesse, revisionssichere Archivierung, sowie erstklassiges Listen- und Dokumentenhandling lassen sich mit unserer SharePoint-Expertise und durch Nintex Workflow wunderbar abbilden. Unternehmen profitieren besonders beim Vertrags- und Projektmanagement von den einfach und flexibel konfigurierbaren Workflows. Auch mit Microsoft Power Apps lassen sich solche Workflows einrichten. Wir beraten Sie gerne, wann welche Lösung sinnvoll ist.

6. Business Intelligence, Reporting und Controlling

Um perfektes Zusammenarbeiten zu ermöglichen, müssen alle Schnittstellen und Systeme bestens miteinander verknüpft sein. Ist dies gegeben funktioniert auch der Datenfluss einwandfrei und Big Data lässt sich dank Business Intelligence nicht nur übersichtlich darstellen, sondern unterstützt gleichzeitig die nächsten Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeiter.

7. SharePoint Schulungen und Seminare

In unseren Workshops können Unternehmen sich über die Möglichkeiten von SharePoint und Office 365 kostenlos informieren und entdecken auf kurzen Wegen den professionellen Umgang und Einsatz aller Features, die perfekt auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt sein sollten.

8.  SharePoint Wartung und Support

Wir sorgen dafür, dass Ihr SharePoint reibungslos läuft. Egal ob on-premises, in der Cloud oder hybrid. Ebenso sind wir ein guter Ansprechpartner, wenn Unternehmen auf eine moderne Version oder in die Cloud migrieren wollen. Unser SharePoint-Versionsvergleich verschafft Ihnen auf Blick eine gute Übersicht.

Fazit zu einem Social Intranet mit SharePoint

Auf jeden Fall ist ein Social Intranet auf Basis von SharePoint heute immer noch ein guter Start in die digitale Zusammenarbeit. Erste Schritte in Richtung Digital Workplace und in den nötigen Kulturwandel lassen sich so recht gut vorantreiben. Ob noch on-premises, hybrid oder schon komplett in der Cloud lässt sich dann nach den Möglichkeiten und Bedürfnissen entscheiden.

Wir hoffen, Sie haben einen guten Einblick über die Möglichkeiten mit SharePoint bekommen. Als Agentur für digitale Zusammenarbeit und als Microsoft Gold Partner unterstützen wir Sie gerne ganzheitlich und haben auch Ihre potenzielle digitale Entwicklung mit im Auge. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.

Beitrag von:
Silke_Druecke_axon

``Jeden Tag entdeckt man neue, spannende Lösungen. Genau das reizt mich an der Digitalisierung.``

Silke Drüke
aXon Marketing