5 Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung im Personalmanagement

Die HR-Abteilung sollte genau die Organisationsstruktur schaffen, durch die der digitale Wandel optimal vorangetrieben wird. Gelingt es dem Personalmanagement beispielsweise, „digitale Talente“ geschickt einzusetzen, um mit ihrer Unterstützung das gesamte „digitale Skillset“ der bestehenden Belegschaft weiter ausbauen, werden technische Innovationen und alle damit verbundenen strukturellen Veränderungen schneller angenommen und erfolgreich umgesetzt. Damit Ihr digitales Personalmanagement schnell erfolgreich wird, haben wir diese fünf Faktoren zusammengestellt:

1. Vereinfachen und digitalisieren Sie Personalprozesse mit Dynamics 365 for Human Resources, über Office 365 oder mit Power Apps

Eine passende Software wie Dynamics 365 Human Resources (möchten Unternehmen im Microsoft-Kosmos bleiben) hilft dabei, innovative Prozesse im Personalmanagement einfach zu steuern und den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv mitzugestalten. Digitale Personalprozesse können je nach Umfang entweder über Power Apps oder beispielsweise mit Microsoft SharePoint abgebildet werden. Neue Mitarbeiter*innen können so z.B. durch einen vordefinierten Onboarding-Prozess im Intranet mit den wichtigsten Fakten und Arbeitsabläufen vertraut gemacht werden.

Durch Microsoft Dynamics 365 Human Resources haben Personalabteilungen die Möglichkeit über Mitarbeiterprofile Karriereleistungen, Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen zu organisieren. Vor allem können sie aber die Mitarbeiter*innen dazu einladen, über ein Self-Service Portal eigenständig Profilaktualisierungen, Schulungen oder Urlaubsanträge zu managen. Dies entlastet die Personalabteilung und gibt den Mitarbeitern ein gutes Gefühl, ihr Karrierepotenzial eigenständig zu managen und immer einen Überblick über Urlaubstage, Weiterbildungen & Co. zu haben.

Hier gilt es individuell zu entscheiden, ab wann sich welche Lösung lohnt. Wichtig ist vor allem, dass die Personalabteilung bei der Digitalisierung nicht ins Abseits rutscht. Zum einem unterstützt die Automatisierung wiederkehrender Prozesse die Personalabteilung, zum anderen kann sie die gewonnene Zeit gut für wichtiges Change Management nutzen. Schließlich gehört es zur Aufgabe der HR-Abteilung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im digitalen Wandel zu fördern und digitales Skills weiter zu entwickelt. Daher sollte sie natürlich auch mit gutem Beispiel voran gehen.

2. Ängste abbauen

Die Digitalisierung macht vielen Mitarbeitern Angst, da sie für viel Dynamik in der Belegschaft sorgt. Manche Jobprofile werden redundant und durch Maschinen, Roboter oder automatisierte Prozesse ersetzt, neue Stellen und Herausforderungen entstehen.

Es ist Aufgabe der Personalabteilung, den Wandel zu begleiten und die Belegschaft positiv auf die neuen Aufgaben vorzubereiten, Schulung anzubieten und Teams richtig zusammenzustellen, damit sich Fähigkeiten und Stärken perfekt ergänzen können. Richtiges Change Management spielt dabei eine wesentliche Rolle. Personalabteilungen sollten gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Strategie entwickeln, wie sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am besten in den Kommunikation mit einbinden und Schritt für Schritt mitnehmen.

Dynamics 365 for Human Resources unterstützt diesen schwierigen Prozess, indem Unternehmen einen guten Überblick über die Skills ihrer Belegschaft erhalten. Über intelligente Analysen lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen leichter steuern. Auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben über einen persönlichen Account Zugang zur Software, können 360°-Feedbacks anfordern und gemeinsam mit der Personalabteilung persönliche Ziele erarbeiten. Dies gibt Sicherheit und hilft Angestellten schneller Ihre Position im digitalen Wandel zu festigen.

3. Modern kommunizieren:

In einem harten Kampf um die besten Fachkräfte können Unternehmen heute durch einen gut organisierten Bewerberprozess punkten. Bewerber sind oft sehr unzufrieden über die Kommunikation. Oft ist die Bewerbung raus und eine Bewerberin hört beispielsweise lange Zeit nichts. Bestenfalls bekommt sie die Nachricht: „Der Prozess wird noch dauern“. Rückfragen werden oft gar nicht beantwortet. Vieles läuft unkoordiniert, besonders wenn in Bewerbungsverfahren ganze Teams involviert sind. Unsicherheiten schleichen sich ein, besonders weil junge Generationen wie die „digital Natives“ kurze Reaktionszeiten gewohnt sind.

Über Power Apps und mit Hilfe von Microsoft Teams können Personalabteilungen einen datenschutzkonformen Kommunikationsablauf vom Eingang der Bewerbung über die erste Einladung zum Teams-Interview, für ein erstes Bewerbungsgespräch per live-Video, über eine Einladung zum Assessment-Center bis hin zum perfekten Onboarding-Prozess am ersten Arbeitstag. Auch die Bewerberin kann aktiv werden. Sie kann im passenden Teams-Channel Arbeitsproben hochladen oder Fragen zum Prozess und Status stellen. Ein Chatbot führt unsere Bewerberin gezielt durch den Prozess und bietet rund um die Uhr Unterstützung. Die „TouchPoints“ vermitteln Vertrauen und Professionalität – sie fühlt sich gut aufgehoben. Kann diese moderne und professionelle Kommunikation später im Unternehmen fortgesetzt werden, wird sie sich auch weiterhin wohlfühlen.

Über den Digital Workplace und das Social Intranet stehen ihr alle gängigen Kommunikationswerkzeuge, die sie aus ihrem Alltag gewohnt ist, zur Verfügung. Sie findet alle nötigen Informationen und kann problemlos, auch international kommunizieren, sich Wissen aneignen und gehört schnell zum Team.

4. Wissen teilen:

Gerade Zusammenarbeit und Wissensmanagement sind im digitalen Wandel so wichtig wie nie. Viele neue Herausforderungen wollen gestemmt und Generationen verbunden werden. Um „digitale Natives“ im Unternehmen anzusiedeln und bestenfalls mit dem Erfahrungsschatz und der Kompetenz „analoger Helden“ zu verbinden, benötigen Unternehmen heute ein gut funktionierendes Intranet. Social-Features sind mittlerweile in allen Generationen beliebt. Sie helfen die Kommunikationsstrukturen von Top-Down in das Bottom-Up-Prinzip zu verwandeln.

Das Intranet sollte also mit innovativen Collaboration-Tools von Office 365 wie beispielsweise Teams und Planner ausgestattet sein, um Teamwork und Wissensmanagement generationsübergreifend voranzutreiben. Dank eines dynamischen Integrierten-Management Systems (IMS) im SharePoint können Qualitäts- und Wissensmanagement sogar nach Richtlinien der ISO-Norm 9001 abgebildet und archiviert werden. Unserer Bewerberin erlebt bei ihrem Eintritt ins Unternehmen gleich zu Beginn eine moderne und offene Unternehmenskultur. Sie erkennt die gleichen modernen Kommunikationsmethoden, die sie auch schon im Bewerbungsprozess erfahren durfte. Das Unternehmen wirkt glaubwürdig und sie fühlt sich richtig angekommen.

5. Motivation steigern:

Ein perfekt organisierter Bewerber- und Onboarding-Prozess, gefolgt von moderner Zusammenarbeit und Wissensmanagement über ein Social Intranet fördert Teamwork und schafft Transparenz und Vertrauen. Innovative Kommunikation und Collaborations-Möglichkeiten haben so einen hohen Anteil an der Motivation der Teams und der gesamten Belegschaft.

Wenn es die HR-Abteilung jetzt noch schafft, die Förderung und Weiterbildung ebenfalls Bottom-Up zu organisieren und die Belegschaft zur Mitgestaltung zu animieren, ist der digitale Wandel auch im Personalmanagement angekommen. Die Belegschaft hat dann nicht mehr das Gefühl, dem digitalen Wandel ausgeliefert zu sein. Im Gegenteil – das Team erlebt Digitalisierung als Aufbruchstimmung in eine neue Zeit mit technischen Neuerungen, vor allem aber mit neuen persönlichen Entwicklungschancen.

 

Fazit zur Digitalisierung im Persoanlmanagement

Das Personalmanagement hat somit einen entscheidenden Anteil und eine Verantwortung am Erfolg der digitalen Transformation im Unternehmen. Es geht nicht allein um die Anschaffung neuer Technologien, sondern vor allem die Menschen. Der Mensch bleibt die wertvollste Ressource. Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissensmanagement, Motivation und Vertrauen sind wichtige Faktoren, die den Erfolg garantieren. Deshalb ist die Digitalisierung der HR-Abteilung unverzichtbar.

Haben Sie Fragen zum Personalmanagement 4.0, zur abteilungsübergreifenden Digitalisierung und zum Change Management? Dann sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne. Besuchen Sie auch unsere kostenlosen Workshops. Wir freuen uns auf Sie.