SharePoint als „Integriertes Management System“

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​​​​Sie kennen SharePoint vielleicht als collaboratives Intranet? Aber wüssten Sie schon, dass SharePoint auch als „Integriertes Management System (IMS)“ einsetzbar ist? Denn genau die Dynamik, die gemeinsame Bearbeitung und die Versionierung der Dokumente ermöglichen die Nutzung von SharePoint als individuelles IMS. Zudem möchten wir Ihnen auch SmartStash als fertige Office 365 Applikation für Ihr Wissensmanagement kurz vorstellen.

Wissensmanagement IMS SharePoint-Integriertes-management System

Managen mit System:

Reglementierte Märkte fordern feste Normen. Durch die Definition und Dokumentation von speziellen Abläufen sollen vorgegebene Anforderungen eingehalten werden. Seit 2015 gilt für Qualitäts- und Wissensmanagement die neue ISO-Norm 9001. Sie legt eine gemeinsame Definition und Struktur fest, die zum einen für die ISO-Norm 9001, aber natürlich auch für alle weiteren ISO-Normen zu anderen Managementbereichen und für Revisionen von bestehenden Normen gilt. Wie und mit welchem System Unternehmen die Norm erfüllen, bleibt den Unternehmen überlassen. Wichtig ist nur, dass die ISO-Norm erfüllt wird. Dabei hilft die Berücksichtigung der „High Level Struktur“. Durch sie werden die festgeschriebenen Anforderungen der verschiedenen Managementbereiche vergleichbar.

1. Was ist ein Integriertes Management System?

In Zeiten der Digitalisierung und des ständigen Wandels wächst jedoch die Komplexität. Verantwortliche in Unternehmen sind laufend damit beschäftigt, die Managementbereiche und ISO-Normen auf dem neusten Stand zu halten. Es ist nicht nur ihre Aufgabe, den Überblick zu behalten und zu dokumentieren, sondern sie müssen auch die wichtigen Inhalte und Änderungen für jeden Nutzer von überall zugänglich machen. Keine leichte Aufgabe.

Akten-IMS

Mit einem Integriertem Management System (kurz: IMS) können Sie alle Vorgaben und Regelsysteme aus dem betrieblichen Management übersichtlich zusammenführen. Haben Sie zuvor beispielsweise Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz, Umweltmanagement und Energiemanagement gesondert verwaltet, bündeln Sie jetzt einfach alle Management-Bereiche in einem IMS und profitieren von einem allumfassenden Überblick.

2. Was ist der Vorteil von einem IMS mit SharePoint?

Jetzt kommt SharePoint ins Spiel. Wie oben schon erwähnt, bietet SharePoint eine perfekte Collaboration-Plattform und ein erstklassiges Social Intranet. Ebenso wie bei den neuen Anforderungen an ein IMS, gestaltet sich das Social Intranet ebenfalls „bottom up“: SharePoint ist daher die Lösung für neue Unternehmensprozesse und Kommunikationsstrukturen.

Wir implementieren daher SharePoint nicht allein auf Businessprozesse zugeschnitten, sondern übernehmen heute mit unserem Change Management auch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit der digitale Wandel im Unternehmen schnell erfolgreich wird. Wir beraten, entwickeln und begleiten Unternehmen dabei, den Wandel in den Köpfen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verankern und helfen bei der Organisation einer neunen Informations-und Kommunikationskultur.Deshalb ist es heute wichtig, dass sich alle Unternehmensbereiche auf den digitalen Wandel einlassen.

Neben einem innovativem Social Intranet lassen sich dank SharePoint auch Unternehmensprozesse im IMS dynamisch gestalten und sorgen so für mehr Effizienz. Denn SharePoint bringt bereits alle nötigen Funktionalitäten für ein gutes IMS mit, wie beispielsweise eine Inhaltsbibliothek, Metadaten-Zugriff, Revisionierung, Dokumentendeckblätter, Prozessdiagramme oder Recherchemöglichkeiten. Durch automatisierte Workflows und Formulare, einfaches Dokumentenhandling und einer übersichtlichen Prozess-und Projektdokumentation lässt sich mit einer guten Portion Know-how durchaus eine IMS-Landkarte modellieren.

3. Wissensmanagement im IMS mit SharePoint

Wenn es um die Organisation von Prozessen im Unternehmen geht, gehört das Managen von Wissen definitiv mit dazu – Wissen definieren, beschreiben, erklären, begründen und nützlich einsetzen. Eine Collaboration-Plattform wie SharePoint und die Kommunikation über das Social Intranet fördern bereits im Tagesgeschäft das Wissensmanagement im Unternehmen und bringen Generationen zusammen.

Durch die Trennung von der Rolle der Redakteure und dem Wissen der Konsumenten gestaltet sich völlig nutzerzentriert der kollaborative Alltag neu. Das Fachwissen jedes einzelnen wird zum Wissen vieler. Das Know-how in Ihrem Unternehmen wächst. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und steigern Sie so Ihr „Humankapital“.

In Ihrem IMS werden die Themen der übergreifenden Zusammenarbeit festgehalten. In einer Prozess- oder Projektdefinition kann Wissen eines älteren erfahrenen Mitarbeiters beispielsweise hinterlegt und sogar mit persönlichen Kommentaren und Anmerkungen versehen werden.

Bücher Wissensmanagement ims

Diese Informationen stehen einer neuen Mitarbeiterin beim „Onboardingprozess“ hilfreich zur Verfügung. Zudem wird in einem IMS der gewöhnliche „Onboardingprozess“ mit alle Grundregeln und Informationen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschrieben und anschaulich dargestellt.
Allgemein gesehen können in einem IMS, in einzelnen „Themen-Bundles“, so verschiedene Prozesse definiert, beschrieben, versioniert und revisionssicher an einem zentralen Ort festgehalten werden. Diese Prozesslandschaft bleibt dynamisch und organisiert sich „bottom up“. Je nach Komplexität der Unternehmensprozesse und der verschiedenen Managementbereiche sorgt die Visualisierung der Prozesslandschaft für eine bessere Übersicht. Sie ermöglicht zudem eine Navigation in die einzelnen Managementbereiche.

Fazit: Das Enterprise-IMS und die Entwicklung von SmartStash

Mit SharePoint können Unternehmen beide Arten von Wissensmanagement zusammenbringen. Anhand einer übersichtlichen Prozesslandkarte lassen sich alle Managementbereiche wie Qualitätsmanagement, Energiemanagement, Umweltmanagement, Personalmanagement, Vertragsmanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz usw. übersichtlich abbilden und sind zudem leicht zugänglich.

SharePoint bietet eine Plattform, die durch Ihre Funktionalitäten wie eine Inhaltsbibliothek, Freigabeprozesse, Recherchemöglichkeiten und Prozessdiagramme das ganze Repertoire für ein vollständiges Integriertes Management System mitbringt. Gleichzeitig besitzt das IMS aber auch die Dynamik von SharePoint und die Möglichkeit, flexibel an Inhalten zu arbeiten.

Durch viele erfolgreiche SharePoint-Projekte haben wir uns eine breite Expertise aufgebaut. Wir haben unsere Erfahrung genutzt, um das Integrierte Management System im SharePoint stetig weiter zu entwickeln. Dadurch sind wir in der Lage SharePoint leicht an ihre Bedürfnisse und Prozesse anzupassen. Bei uns bekommen Sie nicht nur ein vollständiges IMS im SharePoint, sondern wir  schlagen für Sie die Brücke zu einem erweiterten Wissensmanagement.

SmartStash

Aus etlichen Kundenprojekten entstand so auch: SmartStash​ – eine einfache Plattform, welche sowohl als Wissensmanagement und IMS genutzt werden kann. SmartStash ist eine von aXon entwickelte Office 365 Applikation, die Ihnen die Einführung von Wissensmanagement wesentlich vereinfacht.

Möchten Sie mehr über ein Integriertes Management System im SharePoint oder über SmartStash erfahren, dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne persönlich!

Logo smartstash

Möchten Sie mehr über ein Integriertes Management System im SharePoint oder über SmartStash erfahren, dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne persönlich!

Beitrag von:
Silke_Druecke_axon

``Jeden Tag entdeckt man neue, spannende Lösungen. Genau das reizt mich an der Digitalisierung.``

Silke Drüke
aXon Marketing
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