Intelligente Prozessautomatisierung in 6 Schritten

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In Zeiten von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge (IoT) sind Maschine Learning, künstliche Intelligenz (KI) und autonome Roboter kräftige Schlagworte. Angefeuert durch unzählige Science-Fiction-Filme schwingt oft ein bedrohliches Szenario mit: Intelligente Maschinen reißen die Macht an sich! Die Geschichte erzählt vom Kampf Mensch gegen Maschine. Der Kampf im Alltag sieht jedoch anders aus. Eine Möglichkeit für den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Maschine Learning ist schlicht: Intelligente Prozessautomatisierung.

Gesicht digitales Raster

Wie sieht der Einsatz von intelligenter Prozessautomatisierung aus?

Dieses schlaue Programm kümmert sich demnach eher um die Verarbeitung von Daten und unterstützt Mitarbeiter in ihrer Jobrolle, als das es sie überflüssig macht. „Intelligent Process Automation (IPA)““ ist eine weitere gewinnbringende Innovation im Digitalisierungsprozess und bietet als zusätzliche Lösung zu den gängigen Standard-Workflows, Forms und Content Automation Funktionen noch mehr Geschwindigkeit und Agilität.

Unternehmen arbeiten heute mit großen Mengen unstrukturierter Daten über Abteilungen und Anwendungen hinweg. Das macht es extrem schwierig, die Prozesse des Unternehmens zu organisieren und zu analysieren. Die Folge ist, Unternehmen sind mit einer wachsenden Anzahl von Abteilungssilos und IT-Backlogs konfrontiert. Dies scheint den Weg zur digitalen Transformation endlos zu machen.

IPA als helfende Hand in der Digitalisierung!

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation liegt im Unternehmen. Optimal wäre, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter darin unterstützen, die Datenmengen und Prozesse durch intelligente Systeme besser bearbeiten zu können und selbst Lösungen zu finden. Um die Arbeit effizienter zu erledigen, gelten für IPA-Lösungen folgende Eigenschaften:

Intuitiv: Automatisierte Prozesse sollten einfach zu bedienen und genau auf die Jobrolle der einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sein.

Integriert: Cloud-basierte Anwendungen werden für Unternehmen zukünftig immer wichtiger. Für eine optimale Prozessautomatisierung sollten alle „Werkzeuge“ ineinandergreifen und sich an die Unternehmensstruktur anpassen. Eine ideale Workflow- und Content-Automation-Plattform trifft die Mitarbeiter dort, wo sie arbeiten. Sie ermöglicht, dass alle Systeme nahtlos miteinander kommunizieren.

Intelligent: Eine IPA-Plattform ist wie ein „digitaler Prozessautomatisierungs-Trainer“. Sie übernimmt alltägliche und wiederkehrende Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter auf die wichtigeren Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können. Zudem analysieren und stärken sie Businessprozesse. Sie fördern so die Effizienz und geben dem Unternehmen die Möglichkeit, bestmöglich zu agieren.

Hand-Roboter

Wie profitieren Unternehmen am effektivsten durch intelligente Prozessautomatisierung?

Damit der Einsatz von intelligenter Prozessautomatisierung erfolgsversprechend wird, empfiehlt McKinsey in einer Studie zum Thema IPA sechs strategische Schritte:

1. Ziele und Wege klar definieren

​Ziele und Wege, die mit intelligenter Prozessautomatisierung angestrebt werden, sollten vorher klar definiert sein. Besonders hilfreich ist IPA dort, wo Datensammlungen und –auswertungen gelten. Das betrifft beispielsweise die Verwaltung von Kundendaten und die Abwicklung standardisierter Korrespondenz.

2. Ganzheitlich betrachten

Intelligente Prozessautomatisierung sollte immer ganzheitlich angewendet werden. Denn nur wenn alle Elemente des Programms genutzt werden, kann es seine volle Wirkung entfalten.

3. Testen

Für einen ersten Testversuch hilft zunächst eine lauffähige Minimalkonfiguration. Dank ihr lassen sich zentrale Funktionen testen und bewerten.

4. Plan festlegen und Ziele definieren

Unternehmen benötigen einen Plan, in dem eine sinnvolle Kombination aus schnellen und langfristigen Zielen festgehalten und umgesetzt wird.

5. Prozessautomatisierung auf Branchenstandard ausweiten

Wichtig ist, dass die durch IPA angestoßenen Prozessautomatisierungen nicht nur unternehmensinterne Lösungen und Veränderungen abbilden, sondern auch Standards und Zertifizierungen der Branche aufgreifen. Ein „Center of Exellence“ hilft.

6.  Intelligente Prozessautomatisierung braucht Change Management

Intelligente Prozessautomatisierung wird nur erfolgreich angenommen, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Hintergründe verstehen. Deshalb sollten Unternehmen Mitarbeiter sensibel auf geplanten Veränderungen vorbereiten und die Bewegründe nachvollziehbar und positiv kommunizieren.

Fazit zu intelligenter Prozessautomatisierung

Intelligent Process Automation eignet sich optimal dafür, anspruchsvolle und  wiederkehrende Tätigkeiten im Unternehmen von immer schlauer werdenden Maschinen ausführen zu lassen. Dadurch werden die Prozesse bestens optimiert und Fehlerquellen vermieden.

Menschen werden deswegen nicht überflüssig. Sie sollen ihren „Hirnschmalz“ für mehr Kreativität und strategische Überlegungen nutzen. Dazu gehört auch, dass zukünftig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kreativität nutzen, um Quellen und Informationen außerhalb des Unternehmens aufspüren.

Diese können genutzt und geprüft werden, ob sie bestenfalls einen positiven Einfluss auf das Geschäftsmodell des eigenen Unternehmens und dessen Zukunft haben. Sonst heißt es ganz schnell „Hasta la vista, baby!“ So wird unser „Digital Workplace“ in naher Zukunft wohl nicht durch einen intelligenten Roboter ersetzt, sondern schlicht um ein lernendes System erweitert.

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Beitrag von:
Silke_Druecke_axon

``Jeden Tag entdeckt man neue, spannende Lösungen. Genau das reizt mich an der Digitalisierung.``

Silke Drüke
aXon Marketing